Test: Docutain
Datenschutz und Sicherheit
Vor der Installation der App wollte ich wissen, wie Docutain mit den Daten umgeht und welche Zugriffsberechtigungen die Anwendung benötigt.
Docutain ist eine App „Made in Germany“ und stammt von der INFOSOFT Informations- und Dokumentationssysteme GmbH mit Sitz in Koblenz. Beim Umgang mit dem Daten gibt sich das Unternehmen transparent.
Sämtliche Daten werden ausschließlich lokal auf dem Endgerät gespeichert und können zusätzlich durch den Anwender mit einer Verschlüsselung versehen werden. Die Verschlüsselung verhindert, dass Dritte die Dokumente im Klartext lesen können. Sollte man die verschlüsselten App-Daten in die Cloud laden, muss man keine Angst haben, dass Dritte mit Zugriff auf die Cloud auch Zugriff auf die Dokumente erhalten. Der Schlüssel, der für die Verschlüsselung genutzt wird, wird durch ein bei der Ersteinrichtung vom Benutzer eingetragenes Passwort generiert. Dieses Passwort sollte man sich gut merken, denn damit Docutain dem User maximale Sicherheit gewährleisten kann, wird das Passwort zu keiner Zeit bei Docutain gespeichert. Somit gibt es auch keine Möglichkeit, das Passwort bei Verlust wiederherzustellen.
Fehlerberichte und Statistiken zur App-Nutzung werden durch das Microsoft App Center gespeichert. Die Erhebung solcher Analysedaten ist üblich, jedoch sind diese anonymisiert und enthalten keinerlei persönliche Daten.
Die Zugriffsberechtigungen der App umfassen die Kamera, worüber der Dokumentenscan erfolgt, den Speicher, zum Speichern der gescannten Dokumente und den Internetzugriff, sofern man Daten in die Cloud übertragen möchte.
Einsatzzwecke und Funktionen
Einfacher und schneller Scan
Docutain verspricht mit jeder Art von Dokument zurecht zu kommen. Anwendungsbeispiele sind:
- Digitalisierung von Rechnungen und Belegen
- Verwaltung von Verträgen jeglicher Art
- Scannen und Verwalten von Kochrezepten aus Zeitungen oder Screenshots
- Zusammenfassung von Bedienungsanleitungen
- Digitalisierung von Hausaufgaben und Arbeitsblättern
Für einen Testlauf habe ich mir also einen Ordner geschnappt und unterschiedliche Dokumenttypen gescannt.
Der erste Scan erfolgte überraschend schnell und einfach. Smartphone-Kamera über das Dokument halten, auf das grüne Overlay warten und den Rest erledigt Docutain. Im automatischen Modus löst die App bei perfekter Ausrichtung ohne Zutun des Anwenders aus. Im manuellen Modus muss der Nutzer – wie der Name schon sagt – selbst die Auslösetaste bedienen.
Ideale Lichtverhältnisse oder ein kontrastreicher Hintergrund sind keine Voraussetzung. Der Scan funktionierte in den meisten Fällen ohne Hindernisse. Sollte der Abstand zum Dokument nicht stimmen, weist die App den Nutzer darauf hin, die Kamera näher zum Dokument zu bewegen. Schärfen, Ausschneiden und Ausrichten erfolgt in der automatischen Nachbearbeitung. Natürlich ist es auch möglich eigene Bearbeitungen (Schneiden, Drehen, Filter) vorzunehmen.
Umfangreiche Verwaltung
Gescannte Dokumente lassen sich mit Metadaten (Bezeichnung, Datum, Schlagwörter, Adresse, Betrag, Steuerrelevanz) versehen und nach Dokumententypen (Rechnungen, Rezepte, Zeugnisse usw.) kategorisieren.
Ähnlich einem klassischen Ordner - nur eben digital – lassen sich sämtliche in Docutain gespeicherten Dokumente nach den mitgegebenen Metadaten dursuchen. Mit Hilfe von OCR (Texterkennung) ist es sogar möglich direkt im Textinhalt der Dokumente zu suchen. Zusätzlich können aus der App heraus Dokumente als durchsuchbares PDF oder als Bild (JPG) geteilt werden.
PDF und Cloud
Grundsätzlich speichert Docutain sämtliche Dokumente in einem Dateiformat, das sich ausschließlich mit Docutain öffnen lässt. Der Export in das Format PDF kann über die Einstellungen aktiviert werden, ist allerdings Nutzern der Pro-Version vorenthalten.
Ein praktisches Feature, um Docutain auch geräteübergreifend von überall aus nutzen zu können, ist die Cloud-Anbindung. Unterstützt werden folgende Cloud-Anbieter: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud und ownCloud.
iOS, Android und Windows
Docutain lässt sich auf so ziemlich jedem Endgerät installieren. Apple iOS und Android Nutzer können die App komplett kostenfrei im jeweiligen App-Store herunterladen. Auf Werbung verzichtet INFOSOFT erfreulicherweise. Ein Upgrade auf Docutain Pro ist als In-App Kauf möglich und kostet einmalig 4,99€. Docutain Pro bietet unter anderem einen Batch-Scan, eine Erinnerungsfunktion und die Möglichkeit, PDF Dateien zu importieren. Hier ein Überblick zu den Pro-Features:
Neben der App gibt es Docutain auch als Windows Anwendung. Im Gegensatz zur App-Version ist die Desktop-Version im Rahmen einer 14-tägigen Testphase kostenfrei nutzbar. Im Anschluss an die Testphase ist es möglich Docutain Desktop für 24,99€ jährlich / 2,99€ monatlich (Business: 199,00€ / 19,99€) zu erwerben. Mit Erwerb der Windows-Desktop Lizenz wird automatisch Docutain Pro auf den mobilen Endgeräten freigeschaltet.
Klimaschutz
Wer Docutain nutzt, trägt auch zum Klimaschutz bei. Als Partner des Tree-Nation Aufforstungsprojekts hilft Docutain bei der Wiederbepflanzung unseres Planeten. Gescannte Dokumente bedeuten Bäume, die dem Tree-Nation Projekt zugutekommen.
Zum Zeitpunkt dieses Artikels wurden durch Docutain bereits 14857 Bäume dem Projekt beigesteuert! Wie viele Bäume man selbst beigesteuert hat, kann man über den Menüpunkt „Klimaschutz“ in der App nachschauen.
Weitere Infos zum Docutain Klimaschutz findest du unter: docutain.de/Klimaschutz
Marx
Ich kann mich den Kommentaren zuvor nicht anschließen. Mit der App bin ich sehr zufrieden, vor allem mit der Scan-Qualität und dem Funktionsumfang. Bei einer Supportanfrage hatte ich nach 2 Tagen eine Antwort.
Die Firma scheint nun auch ein SDK anzubieten zum Scannen: https://sdk.docutain.com
Hart
Ich kann den Vorkommentaren nur zustimmen. Die Software erkennt bei mir noch nicht mal doppelte PDF-Dateien. Ich kann zudem nicht erkennen, dass die Windows-Version grundlegend weiterentwickelt wird (siehe Funktionen und Design). Vor Ablauf des Abos gibt es keinen Hinweis darauf. Das Abo kann man online abschließen. Aber den notwendigen Kündigungsbutton habe ich nicht entdeckt. Der Kunde soll halt zahlen.
Philipp Dostal
Ich bin sehr unzufrieden mit Docutain. Der Funktionsumfang ist bescheiden, die Software fehleranfällig. Die automatische Verschlagwortung von Scans ist mangelhaft. Schade für die Zeit, die ich investiert habe.
Hans-Jürgen
Die Idee ist gut, der Rest grottenschlecht. Service, was ist das?
Heute früh ein update auf dem Android Handy , jetzt ist das Programm nicht mehr nutzbar.
Als Kunde wird man verarscht.
Das Motto scheint zu sein “Das einzige was stört, ist der Kunde”
Ralf
…auch meine Erfahrung – eine kurze Standardantwort, dann – bei weiteren Schwierigkeiten – Totenstille.
Hoericke
Die App fürs Smartphone kostet nach Ablauf er Ptobezeit nicht einmalig 4,99 EUR, sondern monatlich! Ein Jahresabo schlägt mit 49,99 EUR zu Buche.
Harry Kritisch
Unter Windows 10 / Windows 11 ist die Software eine totale Katastrophe. Es handelt sich um eine Spiel- und Bastelsoftware. Wenn ich zum Ändern von Daten oder selbst zum Löschen von Datensätzen Minuten brauche, weil das Programm ständig und permanent am synchronisieren ist, kann das Programm nicht professionell gentutz werden. Wenn Fehler erst nach Monaten (!) zur Kenntnis genommen werden und man dann den Hinweis erhält, dass man mit Hochdruck an der Beseitigung arbeitet, fällt mir nichts mehr ein. Dass das Programm nach Ablauf des gekauften Abonnements (jahrtesabonnement) überhaupt – auch mit bestehenden Daten – genutzt werden kann – ist eine weitere Frechheit. Ich kann jeden professionellen Anwender vor dieser Sofrtware nur warnen. Scheint wohl eher für die händy-Generation gedacht zu sein als für professionelle Anwender eines DMS.
Edgar
Was ich an Docutain sehr schätze ist die Einfachkeit des Scan Vorgangs. Beim Smartphone muss man nur das Dokument abfotografieren, einen Titel vergeben und das war es. Dauert 10 Sekunden und das Dokument ist digitalisiert. Um den vollen Nutzen auszuschöpfen sollte man allerdings auch noch Schlagworte vergeben, ein Dokumentendatum, und den Ersteller des Dokuments. All diese Metadaten können als Suchkriterium vergeben werden. Wenn man konsequent alle Metadaten eingibt, findet man ein Dokument in Sekundenschnelle. Das hat mir im Alltag schon so oft geholfen, in Situationen, an die man vorher nie gedacht hätte. Die Suche in Docutain ist einfach fantastisch.
Die Windows Anwendung funktioniert bei mir völlig problemlos, Abstürze gibt es keine. Auch die Synchronisation mit der GMX Cloud geht völlig reibungslos. Somit hat man seine Dokumente stets auf allen Geräten verfügbar und immer aktuell.
Docutain ist aus meinem Alltag nicht mehr wegzudenken. Ich freue mich über jedes neue Dokument, das ich scannen kann – ernsthaft!
Martin
Leider ist die Windows Version nicht in der Lage sich mit Google Drive zu verbinden, da die Software als unsicher eingestuft wird. Damit geht leider das Systemübergreifende Konzept komplett baden. Ist also am Ende eher eine Spielerei als ein echtes DMS.
Hans-Jürgen Werner
Was mir nicht gefällt ist,
Die Felder der Pc/Handy Version sind unterschiedlich aufgeführt.
Auf dem Pc gescannt muss auf dem Handy nochmals aufgerufen und bearbeitet werden, damit es eine PDF datei gibt.
Preis Leistung sonst top
Hartmut P.
die App funktioniert auf dem Smartphone gut, unter Windows 10 eine echte Katastrophe, stürzt regelmäßig ab. Service dauert 3-5 Tage, ich habe das nun endgültig satt.